Que vous soyez à la tête d’une PME ou membre de la direction d’un grand groupe, choisir le meilleur logiciel d’édition de devis ou de factures pour le bâtiment est une tâche complexe. Dans cet article, nous vous présentons les avantages de ces outils et les critères à prendre en compte pour choisir la meilleure solution.
Pourquoi choisir des logiciels d’édition de devis et de facture propres au BTP ?
Choisir un logiciel d’édition de devis et de facture spécifique au BTP présente de nombreux avantages pour les chiffreurs, les responsables d’affaires ou les gestionnaires d’activité dans ce secteur. En voici quatre :
Personnaliser ses devis et factures selon vos besoins
Les logiciels d’édition de devis et de facture spécialement conçus pour le BTP offrent la possibilité de personnaliser facilement tout type de documents. Par exemple, en y intégrant le logo et les couleurs de votre entreprise, ou en y fusionnant des documents, comme une garantie décennale ou un contrat de maintenance…
Cette personnalisation permet de rester cohérent en conservant la charte graphique en place, ce qui renvoie une image de marque professionnelle et crée une expérience client optimisée.
Mais la personnalisation permet surtout d’intégrer des critères liés à vos besoins et vos préférences, notamment en termes d’ergonomie et de compatibilité avec votre système informatique existant !
Obtenir un devis le plus juste possible
En outre, un logiciel de chiffrage limite les erreurs, en réduisant les risques de saisie de données incorrectes ou de calculs erronés. En effet, un logiciel de génération de devis comme OPTIMA, ou un ERP comme METEOR, intègrent des règles de calcul automatiques et garantissent la précision des devis et la rentabilité des chantiers.
Pour vous aider à mieux comprendre le rôle de ces logiciels :
- Notre logiciel de chiffrage OPTIMA, vous accompagne sur toute la chaîne au quotidien, depuis la création de devis, le suivi de l’avancement et la préparation de facturation. Il soulage la charge de travail liée au calcul des coûts et offre une vision fine de la marge prévisionnelle, en diminuant au maximum les risques liés au chiffrage en termes de marge ou d’exécution. L’outil a été développé et conçu pour les chiffreurs, qu’ils officient au sein de grands groupes ou de structures unipersonnelles (bureaux d’études, …). Nous verrons plus bas dans cet article qu’il répond ainsi à de nombreux critères essentiels de sélection.
- Quant à l’ERP METEOR, son fonctionnement est simple. Il vous permet de suivre vos chantiers et de facturer l’avancement géré via OPTIMA. Une fois la situation de travaux technique validée avec votre client, vous pouvez gérer la facturation directement avec Meteor saisir vos commandes fournisseurs ou encore les temps passés par vos équipes. METEOR vous permet d’obtenir une vision précise de votre affaire via un contrôle budgétaire précis, présent et projeté (point d’affaires, accostage financier…).
Suivre l’avancement des travaux
Un logiciel de gestion spécifique au bâtiment vous permet de gérer l’ensemble des tâches relatives à votre activité, depuis la gestion des devis et des commandes jusqu’à la planification des travaux, la gestion des ressources et des achats, la facturation et le suivi des règlements.
Chez SYDEV, nous vous proposons des logiciels capables de suivre la progression des travaux et la facturation de vos chantiers en temps réel et de vous fournir des rapports détaillés. Tous nos outils ont pour objectif de vous faire gagner en efficacité, en productivité et en rentabilité en centralisant l’ensemble des activités, permettant ainsi une action collaborative au sein de l’entreprise.
L’automatisation des flux de travail
Les logiciels de chiffrage sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques du secteur du bâtiment, offrant ainsi des fonctionnalités et des outils adaptés aux processus métier. En les utilisant, le chiffreur gagne du temps en simplifiant les tâches répétitives et en rationalisant les flux de travail. Cela permet d’harmoniser la relation entre la chaîne des achats et la chaîne des ventes pour sécuriser les prix de chiffrage, en cohérence avec les conditions d’achats, et en préservant voire optimisant la marge.
5 critères de sélection essentiels pour bien choisir votre logiciel de devis et de facture, ou votre logiciel de gestion intégré pour le BTP
Maintenant que nous avons vu les avantages de ces logiciels, tâchons de voir ensemble les principaux critères à inclure dans votre recherche.
Un logiciel conforme avec la réglementation
Ce critère est probablement l’un des plus importants : votre logiciel doit absolument être conforme à la réglementation et plus précisément avec la loi anti-fraude à la TVA.
Elle implique de nouvelles obligations pour les entreprises, notamment en matière de facturation. Les entreprises sont donc tenues d’utiliser un logiciel de facturation certifié pour enregistrer et suivre leurs transactions.
Avec les solutions SYDEV, vous respectez et tenez compte du cadre légal en vigueur.
Un logiciel d’édition de devis simple d’utilisation, personnalisable et interconnectable
Comme nous l’avons écrit, la personnalisation en fonction des besoins est un énorme avantage. Il est donc indispensable de sélectionner un logiciel en mesure de générer des devis personnalisés et de s’intégrer à votre environnement. Plus particulièrement au sein des entreprises en croissance, où l’accumulation de données rend particulièrement difficile l’analyse et le pilotage des opérations.
Le logiciel de devis doit donc pouvoir s’intégrer au reste de votre urbanisme informatique. Cette interopérabilité favorise l’harmonisation dans la réalisation des projets et rend leur gestion plus efficiente sur l’ensemble de la chaîne de valeurs. Cette logique multiproduits inter-opérants est maintenant la norme, souvent mise en œuvre par une brique technique appelée “API”.
Le paramétrage de l’outil ne doit cependant pas prendre trop longtemps. Il est essentiel que celui-ci soit simple et rapide à prendre en main.
Un logiciel de devis proposant une bibliothèque tarifaire centralisée et intégrée
Votre futur logiciel d’édition de devis doit aussi comprendre une bibliothèque tarifaire centrale pour permettre d’accéder à l’ensemble des articles de distributeurs et fournisseurs présents sur le marché et potentiellement à vos contrats-cadres. L’administration centralisée des conditions d’achat vous assure une homogénéité de vos offres, tout en sécurisant vos prix de chiffrage.
OPTIMA intègre de façon native une bibliothèque tarifaire centrale pour vous permettre d’optimiser le prévisionnel de marge et vos conditions d’achats !
Comme elle dispose d’une fonctionnalité vers TAMZAG notre e-catalogue et référentiel d’articles dont certains sont spécialisés pour les Corps d’Etats Techniques, OPTIMA peut retrouver facilement les produits avec lesquels vous travaillez régulièrement. Vous gagnez ainsi un temps précieux pour la production de devis et leur enrichissement avec les données additionnelles proposées.
Sachez qu’en cas de gros volumes appelant à la négociation, il est préférable que votre outil ne soit pas fermé ni cantonné aux contrats-cadres. Avec un logiciel de chiffrage comme Optima, vous pourrez même utiliser des conditions spécifiques par affaire, ce qui garantit une grande liberté dans la création des devis.
Il est important que la bibliothèque soit mise à jour en permanence. TAMZAG l’est très régulièrement, ce qui explique qu’elle compte actuellement près de 3 millions de produits référencés. À ce jour, il n’existe qu’une poignée de bibliothèques tarifaires centrales sur le marché, dont une seule propose des données d’enrichissement de devis pour faciliter la production de mémoires techniques complets.
Un logiciel d’édition de devis sécurisé
La sécurité de la donnée est un critère important, d’autant plus avec la conjoncture actuelle et les risques de plus en plus élevés de fuite d’informations à l’extérieur de l’entreprise.
- Le logiciel doit avant tout permettre une centralisation de l’information et une sécurisation des devis (cloud),
- À ce jour il est préférable d’opter pour une solution permettant de maîtriser les coûts d’exploitation, en particulier sans besoin de serveur en local à l’exception des postes utilisateurs, c’est d’ailleurs pour cela que les offres SaaS sont de plus en plus plébiscitées.
C’est d’ailleurs pour cela que Sydev propose pour ses solutions l’offre Sydev Cloud qui libère nos clients des contraintes d’administration d’un serveur tout en leur assurant un service de disponibilité, de sauvegarde et de sécurité garanties. Le tout en maîtrisant leurs coûts et en maintenant les solutions en condition opérationnelle et conforme à la réglementation en vigueur.
Un logiciel pour vos devis qui dispose d’élément de réassurance
Dans le cas de notre outil Optima, + 12000 utilisateurs au quotidien et + 600 000 devis créés par an… Les chiffreurs qui utilisent notre logiciel d’édition de devis viennent principalement du secteur des corps d’états techniques mais de plus en plus d’autres secteurs adoptent OPTIMA.
Optima, c’est un seul et même outil pour vous assister et pouvant être configuré en fonction de vos besoins et de votre profil. Notre conseil : préférez un progiciel évolutif avec des mises à jour permanentes effectuées sans action de votre part, mais avec votre approbation.
Pour résumer
Choisir un logiciel de chiffrage peut s’avérer complexe car stratégique ! Il doit pouvoir apporter de nombreux avantages si la solution est adaptée et suffisamment paramétrable.
Avant de prendre une décision sur un outil en particulier, assurez-vous que celui-ci vous permette bien d’automatiser vos flux de travail, et qu’il garantit la précision et la sécurité de vos devis et de vos marges prévisionnelles afin de sécuriser vos chantiers.
Un logiciel d’édition de devis parfait devrait, pour résumer, présenter toutes les caractéristiques suivantes :
- Être personnalisable en fonction des besoins.
- Éviter toute distorsion entre les prix de chiffrage et les conditions d’achat afin de sécuriser l’exécution de vos chantiers et la génération de marge.
- Permettre de suivre l’avancement des travaux et centraliser l’ensemble des activités liées aux chantiers.
- Être conforme à la réglementation.
- Être simple d’utilisation et rapide à prendre en main.
- Être compatible avec l’infrastructure informatique existante (interconnectabilité).
Optima est le point d’entrée pour générer du business.
Avec + 12000 utilisateurs au quotidien, notre solution n’attend plus que vous.
